档案著录规则

1.引言

1.1档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。为建立健全我国统一的档案检查体系,开展档案的报道与交流,充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用,特制订本规则。

1.2本标准是依据GB3792.1-83《文献著录总则》的原则,结合档案的特点和我国档工作的实际情况制订的。

1.3本标准是各类档案进行著录的依据,某些内容和形式极其特殊的档案可遵照本标准制订细则。

1.4本标准不包含档案目录组织的方法。

2.名词术语

2.1档案:国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声象等形态的历史记录。

2.2案卷:是一组关系密切的单份文件的组合,有时称档案保管单位。

2.3档案著录:要编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2.4著录项目:揭示档案内容和形式特征的记录事项。其主要部分(包括题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项)称为大项,组成各个主要部分的特定内容称为小项。

2.5著录格式:著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

2.6条目:档案著录的结果,是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。2.7档案目录:按照一定的次序编排而成的条目组合,是档案检索和报道的工具。

3.著录项目

3.1题名与责任者项

3.1.1正题名

3.1.2并列题名

3.1.3副题名及说明题名文字

3.1.4文件编号

3.1.5载体类型标识

3.1.6第一责任者

3.1.7其他责任者

3.2文本项

3.3密级与保管期限项

3.3.1密级

3.3.2保管期限

3.4时间项

国家标准局1985-05-10发布 1986-01-01实施

3.5载体形态项

3.5.1数量及单位

3.5.2规格

3.5.3附件

3.6丛编项

3.7附注项

3.8标准编号及有关记载项(一般不著录)

3.9提要项

3.10排检与编号项

3.10.1分类号

3.10.2档案馆(室)代号

3.10.3档号

3.10.4缩微号

3.10.5主题词

4.标识符号

4.1著录项目标识符

4.1.1本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。

.-各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。

=并列题名。

:副题名及说明题名文字、文件编号、规格。

/第一责任者。

;其他责任者、保管期限。

+ 附件。

4.1.2著录项目标识符说明

4.1.2.1除“.-”符占两格并在回行时不应拆开外,其他符号占一格,前后均不再空格。4.1.2.2除题名与责任者项外,各大、小项回行时,均不省略标识符。

4.1.2.3凡重复著录一个项目,需重复添加该项目的标识符;不进行著录的项目,其符号连同项目一并省略。

4.2著录内容识别符( )责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。

〔 〕自拟著录内容、载体类型标识。

? 推测的不能确定的著录内容,与〔 〕结合使用。

□ 每一个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

· 外文缩写。

~ 起止连接。

5.著录格式

按不同著录对象,区分为文件和案卷级两种条目著录格式。

5.1 文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式

分类号 档案馆(室)代号

档 号 缩微号

正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号〔载体类型标识〕/第一责任者;

其他责任者.-文本.-密级;保管期限.-文件形成时间.-数量及单位:规格+附件.-(丛编).

-附注 主题词 提要

5.2 案卷级(以卷、册、袋、盒为著录对象)条目著录格式

分类号 档案馆(室)代号

档 号 缩微号

正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:〔载体类型标识〕.-密级;保管期限.-案卷内文件起止时间.-数量及单位:规格.-附注主题词提要

5.3 著录格式说明

5.3.1文件级和案卷级条目著录格式,按其载体式均可分为卡片式和书本式。

5.3.2卡片式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行。档案馆(室)代号与缩微号分别著录于卡片右上角的第一、二行。第二段落从档号下一行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项和附注项,各项目回行时,齐头著录。第三段落为主题词,另起一行齐头著录。第四段落为提要,另起一行空两字著录,回行时与一、二、三段落齐头5.3.3如卡片正面著录不完,可接背面连续著录。

5.3.4卡片尺寸为12.5cm×7.5cm。著录时,卡片四周均应留1cm空隙。

5.3.5书本式条目著录格式除在正题名前加顺序号(以黑体字印刷)其后空一格,且第二段落著录项目相应后移外,其余与卡片式条目相同。

5.3.6文件级、案卷级书本式目录均采用双栏排版形式,各条目之间空一行。

例一:(文件级卡片式条目)

1090301 031008

3-4-74-53 64-43

关于水头区档案被烧的通报:(65)浙档字第4号/浙江省档案局.-正本.-机密;

长期.-1965.4.11. -3页:16开+中共温州地委办公室转发平阳县委办公室“关于水头区委档案被烧情况的报告”

水头区 火灾 档案保护

例二:(文件级卡片式条目)

J06052 000108

4058 754-755

中型催化裂化高效再生试验报告〔胶片〕/蒋重仁.-副本.-长期.-1976.6.-2张:16mm

催化裂化再生工艺 Y型分子筛催化剂 侧馏分 馏分油 中试装置

再生烟气中的一氧化碳在稀相再生管燃烧时,温度及停留时间对其燃烧反应的影响。

例三:(案卷级卡片式条目)

IO80932 000102

16-2-30 92-1

各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.-1973.3.14~1973.5.20.-西藏自治区统计表因污渍大部不清

1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食产量。例四:(书本式条目)

1080932 000102

16-2-30 92-1

016345 各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.-1973.3.14~1973.5.20.-西藏自治区统计表因污渍大部不清

1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。

6.著录详简级次

6.1著录项目分为必要项目和选择项目。

6.1.1必要项目:正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。

6.1.2选择项目:并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者,文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆(室)代号。

6.2著录详简级次分为简要级次和详细级次。

6.2.1凡条目仅著录必要项目的称简要级次。

6.2.2凡条目除著录必要项目外,还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

7.著录用文字

7.1著录用文字必须规范化。

7.2文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

7.3少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。

8.载体类型标识

档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘等。

9.著录来源

9.1档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

9.2其他有关的档案资料。

10.著录项目细则

10.1题名与责任者项

a.题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。

b.责任者是指对档案内容进行创造,负有责任的团体或个人。

10.1.1正题名

档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。正题名照原文著录。

10.1.2并列题名

以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“=”号。

10.1.3副题名及说明题名文字

10.1.3.1副题名:解释或从属于正题名的另一题名,副题名照原文著录。正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。副题名前用“:”号。

10.1.3.2说明题名文字:指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字,照原文著录,其前加“:”号。

10.1.4没有题名的单份文件

依据其内容拟写题名,并加“〔 〕”号。

10.1.5题名含混不清的文件或案卷

10.1.5.1单份文件的题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“〔 〕”号。 10.1.5.2案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写,改写原案卷题名后再著录。

10.1.6文件编号

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号,包括发文字号、图号等。文件编号照原文字和符号著录,其前加“:”号。

 


010-82275230/31/32/33

020-87600139/653

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